Организация научной конференции это очень сложный процесс, тут важно спланировать все детально, определится с помещением, грамотно спроектировать вместительность для гостей, организовать банкет, а также место для фотосессии. Ну а продвижение это отдельная история, которая требует больших энергетических затрат. Я вам рекомендую обратится к этим профессионалам https://ami.im/aktual-konference/# они вам грамотно помогут в вашем вопросе.